議事録作成をAIで自動化する方法｜中小企業が月8時間を取り戻す手順

2026年7月3日｜株式会社PROST

私たち株式会社PROSTでは、社内会議やクライアント打ち合わせの議事録作成を、録音から要約・共有までほぼAIに任せる仕組みに切り替えました。もともと1本の会議につき文字起こしと要約書きで30分から1時間かかっていた作業が、今は録音を止めた数分後には要約テキストがSlackに届く状態になっています。この記事では、私たちが実際に組んでいるフローと、精度が完璧ではない部分をどう人がチェックしているか、そして削減時間の試算のしかたまで、実務で使える形でまとめます。

議事録作成にAIを使うとなぜ時間が浮くのか

議事録作成の負担は「聞く」「書き起こす」「要点をまとめる」「関係者に共有する」という4工程に分解できます。人手でやる場合、特に時間を食うのは書き起こしと要点整理の部分です。1時間の会議を一言一句書き起こすだけでも、聞き直しを含めると1.5〜2時間かかることが珍しくありません。

AIによる自動化は、この書き起こしと要点整理をほぼリアルタイムで処理してくれる点に価値があります。私たちの場合、社内MTGやクライアント面談を録音し、文字起こしから要約までを自動化パイプラインに通すことで、担当者が手を動かす時間を「AIの出力を読んで確認する」作業だけに圧縮できました。ゼロにはなりませんが、体感としては作業時間が3分の1以下になっています。

録音から文字起こし・要約・共有までの流れ

私たちが運用しているフローは、大きく分けて次の4ステップです。

1. 録音: 会議冒頭でボイスメモやオンライン会議ツールの録音機能を起動する。オンラインなら自動録音、対面ならスマートフォンやICレコーダーで代替する
2. 文字起こし: 録音データをAIの音声認識にかけ、テキスト化する。話者が複数いる場合は発言者ごとの区切りも合わせて出力させる
3. 要約: 文字起こし結果をAIに読み込ませ、決定事項・宿題（ToDo）・懸念点の3項目を軸に要約させる。プレーンな箇条書きの議事録より、この3分類にした方が後で見返したときに使いやすいと実感しています
4. 共有: 要約結果を社内チャットや議事録管理場所に自動で流し込む。私たちはこの部分もテンプレート化し、担当者が転記する手間をなくしています

このうち録音以外の3工程、つまり文字起こし・要約・共有は、仕組みさえ組んでしまえば人の手を離れます。私たちが自社の69業務をAI化する計画（月497時間の削減を目標に実行中の取り組み）の中でも、議事録作成はもっとも着手しやすく効果を実感しやすい業務のひとつでした。

AIの精度には限界がある。人がチェックすべきポイント

ここは正直に書いておきたい部分です。AIによる文字起こし・要約は便利ですが、完璧ではありません。私たちが実務で遭遇した精度の限界は主に次の3つです。

• 固有名詞の誤認識: 社名・人名・専門用語は音声認識の精度が落ちやすく、似た音の別の単語に変換されることがある
• 複数人が同時に話した場面の欠落: 発言が重なると、どちらか一方の発言しか拾えない、あるいは文脈がつながらない要約になることがある
• 要約時のニュアンスの取りこぼし: 「検討する」と「決定した」のような温度感の違いを、AIが一律に強い表現でまとめてしまうことがある

そのため私たちは、AIが出した要約をそのまま関係者に送るのではなく、必ず一人が数分でざっと目を通すというチェックポイントを挟んでいます。特に確認しているのは、決定事項として書かれている内容が本当に決定なのか、それとも検討中の話が決定のように書かれていないか、という点です。ここを飛ばすと、後になって「言った・言わない」のトラブルにつながりかねません。AIは下書きを作る担当、最終確認は人、という役割分担を崩さないことが、実務で自動化を続けるコツだと感じています。

月間削減時間の試算式と考え方

議事録作成の自動化がどれだけの効果を生むかは、次のようなシンプルな式で試算できます。

例えば、1回の会議につき議事録作成が45分かかっていたものが、AI活用後の確認作業込みで15分に短縮できたとします。削減時間は1回あたり30分です。月に会議が16回あるなら、月間の削減時間は8時間になります。これに担当者の時給換算額を掛ければ、金額としてのインパクトも見えてきます。

大事なのは、この式を自社の実数に当てはめて試算してみることです。会議の頻度や1回あたりの議事録作成時間は会社によって大きく異なるため、他社の事例をそのまま当てはめるのではなく、自社の会議件数と作業時間を数週間分でも記録してから試算することをおすすめします。

私たちが実際にやってきたこと

私たち株式会社PROSTでは、議事録の自動化だけでなく、社内業務全体を69業務に棚卸しし、月497時間の削減を目標にAI化計画を実行しています。あわせて、LINE公式アカウントの自動返信CRMを自社開発してツール費を月0円に抑えたり、ThreadsのSNS投稿を1日5本AIで自動生成する仕組みを回したり、AI講座を全30レッスン自社構築したりと、それぞれの業務でAIをどう組み込むかを実地で検証してきました。議事録作成の自動化も、この一連の取り組みの中で「効果が数字で見えやすい」業務として優先的に着手した領域です。

ここで強調しておきたいのは、私たちも「削減しました」と言い切れる段階ではなく、あくまで削減計画を実行中だという点です。業務ごとに効果測定をしながら、精度が足りない部分は人のチェックを残し、少しずつ自動化の範囲を広げているというのが実態です。議事録作成についても、今後さらに要約の精度が上がれば、人によるチェックの負担もさらに減らせると見ています。

これから始める会社が最初にやるべきこと

議事録作成のAI自動化をこれから始めるなら、いきなり全社導入を目指すのではなく、まず1つのチームやプロジェクトの会議で試してみることをおすすめします。録音の許可を取り、文字起こしと要約のツールを試し、実際にどのくらい時間が短縮できたかを数週間記録してみる。そのうえで、上記の試算式に当てはめて効果を見える化し、他のチームへの展開を検討するという順番が、無理なく定着させるコツだと感じています。

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